1.0 Sistem yang dijalankan oleh SPBT di sekolah

1.1 Pengenalan Sistem fail

• Sistem fail adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut.
• Sistem fail yang berkesan terhasil daripada perancangan dan pengurusan yang teliti serta sistematik.

      Definisi pengurusan fail

• Proses klasifikasi penyusunan dan penyimpanan rekod supaya maklumat dapat diperoleh dengan segera apabila diperlukan.

      Kepentingan pengurusan fail

• Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan diuruskan dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

1.2 Sistem Fail SPBT

1. Wujudkan 2 fail SPBT
2. Disimpan di BOSS
3. Teratur dan kemas
4. Kemaskini

1.3 Fail-fail SPBT

• FAIL 1 - Pengurusan Am 

      Bahagian 1

        a) Takwim SPBT

        b) Carta Organisasi sekolah 

        c) Peraturan SPBT sekolah

        d) Surat lantikan Penyelaras SPBT/Penyelaras SPBT Pendidikan Khas/Surat 

             penurunan kuasa

        e) Salinan Surat Pekeliling Ikhtisas,Surat Siaran,Surat Arahan Pentadbiran 

             dan Surat makluman berkaitan SPBT daripada KPM/BBT/JPN/JA/PPD

        f) Salinan surat permohonan pelupusan

        g) Salinan surat kelulusan daripada ANM

        h) Salinan Borang Arkib 2/08

        i)  Salinan Borang Arkib 12/08

        j)  Dokumen berkaitan buku hilang/rosak/gantian

            - Rekod murid tidak memulangkan buku teks SPBT

            - Surat Gantian Buku Teks SPBT

        k) Dokumen/Maklumat berkaitan penyeliaan/pemantauan 

             oleh BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit/Pentadbir

        l) Maklumat aduan berkaitan buku Teks

            
               

    

                

    

      Bahagian 2

        a) Borang Unjuran Enrolmen Murid

        b) Borang Maklumat Stok

        c) Penyata 460

        d) Laporan Buku Teks Lebih Kurang (BTLK)

        e) Surat permohonan /pengambilan buku ke BOSD/sekolah lain

        f) Salinan Surat taklimat pesanan, pengisian pesanan, cetakan Penyata 460 dan 

            maklumat berkaitan pembekalan buku teks

        g) Salinan Surat murid pindah sekolah 

           

           *Disimpan 5 tahun

                                                    

 

       

       Bahagian 3

         a) Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Salinan Invois / Salinan Nota Serahan

           *Disimpan 7 tahun

             Pihak sekolah perlu sediakan pembahagi (separator) untuk

             asingkan maklumat mengikut tahun

                              

• FAIL 2 - Rekod pinjaman buku teks 

1. Borang SPBT G (Murid)
2. Borang SPBT G (Guru)

        *Disimpan 5 tahun

                                           

1.4 Intervensi mengurangkan beban tugas guru SPBT

       1. Fail

          i) Bilangan fail dikurangkan daripada 9 fail kepada 2 fail.

               Tujuan : Memudahkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengurusan SPBT dan 

               keperluan pihak audit.

          ii) Kedua-dua fail tidak perlu disediakan minit fail.

       2. Borang SPBT G

     

           i) Tidak perlu dicatat nombor perolehan (tick sahaja)

          ii) Boleh disediakan dalam bentuk cetakan komputer (soft copy) - pastikan boleh 

               dikemukakan semasa pemantauan.

          iii) Boleh disediakan dalam bentuk saiz A4 untuk memudahkan penyimpanan.

      3. Buku aktiviti tidak perlu dicatat nombor perolehan.

      4. Buku stok boleh disediakan dalam bentuk bertulis atau cetakan komputer 

           (soft copy) - pastikan boleh dikemukan semasa pemantauan.

      5. Borang Akuan Penerimaan Buku Teks tidak perlu disediakan.